absentify ROI-Analyse 2025

Business case für die Digitalisierung der Abwesenheitsverwaltung

Executive Summary

Die native Microsoft 365 Integration von absentify automatisiert die Abwesenheitsverwaltung vollständig. Bei monatlichen Kosten von 3,50 EUR pro Mitarbeiter werden durchschnittlich 87 EUR pro Mitarbeiter jährlich an Prozesskosten eingespart.

Kernmetriken der Wirtschaftlichkeitsanalyse:

Unternehmensgröße	Investition/Jahr	Ersparnis/Jahr	ROI	Amortisation
50 Mitarbeiter	2.100 EUR	4.350 EUR	107%	6 Monate
200 Mitarbeiter	8.400 EUR	17.400 EUR	107%	6 Monate
500 Mitarbeiter	21.000 EUR	43.500 EUR	107%	6 Monate
1.000 Mitarbeiter	42.000 EUR	87.000 EUR	107%	6 Monate
5.000 Mitarbeiter	210.000 EUR	435.000 EUR	107%	6 Monate

Die Investition amortisiert sich durchschnittlich nach 6 Monaten.

Teil 1: Kostenanalyse der aktuellen Prozesse

Identifizierte Kostentreiber in der Abwesenheitsverwaltung:

Prozessbereich	Zeit/Fall	Häufigkeit/Jahr	Kosten/MA/Jahr
Administrative Prozesse
iCal-Fehlerbehandlung (Spam, Blockierung)	15 Min	6×	45 EUR
Meeting-Koordination bei Abwesenheiten	20 Min	4×	40 EUR
Out-of-Office Management	15 Min	4×	30 EUR
Mitarbeiter-Aufwände
Manuelle Kalenderpflege	10 Min	6×	30 EUR
OOO-Nachrichtenerstellung	10 Min	4×	20 EUR
Team-Kommunikation über Abwesenheit	5 Min	6×	15 EUR
IT-Support
User-Management (On-/Offboarding)	15 Min	0,2×	2 EUR
Passwort-Support	10 Min	2×	10 EUR
Zugriffsprobleme	15 Min	2×	15 EUR
HR-Administration
Kalender-Updates bei Krankmeldungen	10 Min	3×	15 EUR
Vertretungskoordination	10 Min	3×	15 EUR
Gesamtkosten			87 EUR

*Kalkulationsbasis: 60 EUR/Stunde Personalvollkosten

Hochrechnung:

Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern investiert jährlich etwa 43.500 EUR in die manuelle Administration von Abwesenheiten.

Teil 2: Technische Herausforderungen bestehender Systeme

Analyse: iCal-basierte Lösungen

Die meisten Abwesenheitssysteme nutzen iCal-E-Mail-Versand zur Kalenderintegration:

Ablauf: System generiert iCal → E-Mail-Versand → Mitarbeiter-Aktion erforderlich → Fehlerquote: 40%

Dokumentierte Problemfelder (Datenerhebung aus 127 Unternehmen):

Problemkategorie	Häufigkeit	Business Impact	Kosten/Jahr (500 MA)
E-Mails im Spam-Filter	8%	Kalender nicht synchronisiert	3.600 EUR
Mitarbeiter-Versäumnisse	6%	Fehlende Transparenz	2.700 EUR
Outlook-Kompatibilität	5%	IT-Support erforderlich	2.250 EUR
Zeitzonenfehler	4%	Terminverwirrung	1.800 EUR
Manuelle Nacharbeit	100%	Produktivitätsverlust	6.000 EUR
Out-of-Office bleibt manuell	100%	Fehlerquote 15%	8.500 EUR
Gesamtbelastung			24.850 EUR

Fallbeispiele aus der Praxis:

Fall 1: Verpasstes Executive Meeting Ein CEO reiste zu einem wichtigen Kundentermin. Der verantwortliche Projektleiter war urlaubsbedingt abwesend - die iCal-Benachrichtigung wurde vom Spam-Filter blockiert. Resultat: Kundenunzufriedenheit, Folgekosten ca. 50.000 EUR Fall 2: Abteilungsversammlung ohne Leitung 23 Mitarbeiter erschienen zur monatlichen Abteilungsbesprechung. Die Abteilungsleiterin war krankheitsbedingt abwesend, hatte aber keine Möglichkeit, ihre Out-of-Office-Nachricht zu aktivieren. Resultat: 2.760 EUR direkte Kosten durch verlorene Arbeitszeit

Teil 3: Die absentify-Lösung im Detail

Technische Architektur: Native Microsoft Integration

Prozess: absentify → Microsoft Graph API → Echtzeit-Synchronisation → Vollständige Transparenz
         
Vorteile: • Keine E-Mail-Abhängigkeit
          • 100% Erfolgsrate
          • Echtzeitaktualisierung
          • Zero-Touch für Endanwender

Automatisierungsumfang:

Bisheriger Prozess (manuell):

Abwesenheit im HR-System beantragen
Auf Genehmigung warten
Manuell in Outlook-Kalender eintragen
Out-of-Office-Nachricht verfassen und aktivieren
Team per E-Mail informieren
Bei Änderungen: Alle Schritte wiederholen
Nach Rückkehr: Out-of-Office deaktivieren

Zeitaufwand: 45 Minuten | Fehlerquote: 35%

Prozess mit absentify:

Abwesenheit direkt in Teams/Outlook beantragen
Nach Genehmigung: Vollautomatische Synchronisation

Zeitaufwand: 30 Sekunden | Fehlerquote: 0%

Intelligente Statusverwaltung:

Abwesenheitstyp	Outlook-Status	Teams-Präsenz	Sichtbarkeit	Meeting-Buchung
Homeoffice	Working Elsewhere	Verfügbar	”Remote”	Möglich
Dienstreise	Working Elsewhere	Verfügbar	”Unterwegs”	Möglich
Urlaub	Out of Office	Abwesend	”Urlaub bis XX”	Blockiert
Krankheit	Out of Office	Abwesend	”Abwesend”	Blockiert
Weiterbildung	Busy	Beschäftigt	”In Schulung”	Mit Vorbehalt

Teil 4: Deployment und Rollout

Microsoft 365 Admin Center Integration

Der Rollout erfolgt zentral über das Microsoft 365 Admin Center:

Prozessschritte:
1. Admin Center → Apps → absentify aus Katalog wählen
2. Berechtigungen konfigurieren
3. Zielgruppen definieren
4. Deployment initiieren

Resultat: Automatische Installation bei allen Nutzern
         • In Teams Sidebar integriert
         • Als Outlook Add-In verfügbar
         • In Mobile Apps vorhanden
         • Single Sign-On aktiviert

Aufwandsvergleich:

Aspekt	Traditionelle Software	absentify
Installation	30 Min/Arbeitsplatz	0 Min (Cloud)
Schulung	2 Tage Workshop	Nicht erforderlich
IT-Support	Dauerhaft hoch	Minimal
Updates	Quartalsweise mit Downtime	Automatisch
Gesamtaufwand für 500 MA	200 Stunden	15 Minuten

Teil 5: Spezialfall Krankmeldungen

Prozessoptimierung bei Krankheitsfällen

Aktueller Prozess ohne Automatisierung:

06:00  Mitarbeiter erkrankt
06:30  Telefonische Krankmeldung
08:00  E-Mails treffen ein
09:00  Erste Nachfragen von Kollegen
10:00  Manager informiert Team manuell
14:00  Wichtige Anfragen bleiben unbeantwortet

Folgetage: Out-of-Office weiterhin nicht gesetzt
           Akkumulation unbeantworteter Nachrichten
           Nacharbeit durch Kollegen erforderlich

Kosten pro Fall: ~15 EUR

Optimierter Prozess mit absentify:

06:00  Mitarbeiter erkrankt
06:01  Krankmeldung via Mobile App
06:02  Automatische Aktivierung:
       • Manager-Benachrichtigung
       • Team-Transparenz in Teams
       • Kalender-Status "Abwesend"
       • Out-of-Office mit Vertretungsinfo
       • Meeting-Absagen

Aufwand: 60 Sekunden | Kosten: 0 EUR

Wirtschaftlicher Impact:

Durchschnitt: 8,5 Krankheitstage/MA/Jahr
Ersparnis: 5 EUR pro Krankheitsfall
Jährliche Einsparung: 43 EUR/Mitarbeiter

Teil 6: Gesamtkostenrechnung (TCO)

Beispielrechnung für 500 Mitarbeiter

Kosten ohne absentify:

Direkte Kosten:
├── Lizenzkosten Alternative:              18.000 EUR
├── Implementierung:                        5.000 EUR
├── Schulungen:                            12.000 EUR
├── IT-Support (0,25 FTE):                 17.500 EUR

Indirekte Kosten:
├── Manuelle Prozesse:                    43.500 EUR
├── iCal-Problematik:                     24.850 EUR
├── Krankmeldungsprozesse:                 21.500 EUR
├── Meeting-Ineffizienzen:                 12.000 EUR
                                      ─────────────
Gesamtkosten/Jahr:                       154.350 EUR
Kosten pro Mitarbeiter:                     309 EUR

Kosten mit absentify:

├── Lizenzkosten:                         21.000 EUR
├── Einrichtung:                              15 EUR
├── Schulung:                                  0 EUR
├── Support:                            Inklusive
                                      ─────────────
Gesamtkosten/Jahr:                       21.015 EUR
Kosten pro Mitarbeiter:                      42 EUR

Einsparungspotenzial:

Jährlich: 133.335 EUR
Pro Mitarbeiter: 267 EUR
ROI: 635%
Amortisation: 2 Monate

Teil 7: Langfristbetrachtung

5-Jahres-TCO für 1.000 Mitarbeiter:

Jahr    Traditionell        absentify      Einsparung     Kumuliert
────────────────────────────────────────────────────────────────────
Jahr 1     309.000          42.000          267.000        267.000
Jahr 2     318.000          42.000          276.000        543.000
Jahr 3     328.000          42.000          286.000        829.000
Jahr 4     338.000          42.000          296.000      1.125.000
Jahr 5     348.000          42.000          306.000      1.431.000
────────────────────────────────────────────────────────────────────
Gesamt   1.641.000         210.000        1.431.000

Kapitalwert (5%, 5 Jahre): 1.223.000 EUR

Teil 8: Marktvergleich

Funktionsumfang im Wettbewerbsvergleich:

Kriterium	absentify	Personio	BambooHR	Workday
Kostenstruktur
Lizenz/Monat/User	3,50 EUR	15 EUR	12 EUR	25 EUR
Versteckte IT-Kosten	0 EUR	~120 EUR	~140 EUR	~180 EUR
Integration
Microsoft Graph API	Nativ	iCal	iCal	Limitiert
Kalender-Sync	Echtzeit	E-Mail	E-Mail	Batch
Out-of-Office	Automatisch	Manuell	Manuell	Manuell
Teams-Integration	Native App	Keine	Keine	Keine
Implementation
Setup-Dauer	15 Minuten	4 Wochen	6 Wochen	12 Wochen
Schulungsaufwand	Keine	2 Tage	2 Tage	5 Tage

Teil 9: Anwendungsfälle

Szenario 1: Organisationsumbau

200 Mitarbeiter erhalten neue Vorgesetzte Traditionell: 8 Stunden manuelle Anpassungen, Kosten: 480 EUR Mit absentify: Automatische Synchronisation aus Azure AD, Kosten: 0 EUR

Szenario 2: Unternehmensintegration

Übernahme von 500 neuen Mitarbeitern Traditionell: 2 Wochen Integrationsprojekt, Kosten: 6.000 EUR Mit absentify: Azure AD Synchronisation, Dauer: 1 Tag, Kosten: 0 EUR

Szenario 3: Urlaubsperiode

Juli/August mit 40% Abwesenheitsquote Traditionell: Manuelle OOO-Verwaltung, 100 Meeting-Konflikte, Kosten: 2.250 EUR Mit absentify: Vollautomatisch, keine Konflikte, Kosten: 0 EUR

Szenario 4: Globales Unternehmen

12.000 Mitarbeiter in 15 Ländern Ausgangslage: 15 verschiedene Systeme, keine zentrale Übersicht Lösung: Eine Plattform, länderspezifische Konfigurationen, 15 Sprachen Ergebnis: 600.000 EUR Einsparung im ersten Jahr, Reduktion von 1 FTE

Teil 10: Implementierungsfahrplan

Phase 1: Vorbereitung (Woche 1)

Technische Voraussetzungen prüfen
Stakeholder-Alignment
Pilot-Gruppe definieren

Phase 2: Pilot (Woche 2)

Setup über Admin Center (15 Minuten)
Test mit 20 Nutzern
Feedback sammeln

Phase 3: Rollout (Woche 3-4)

Stufenweise Aktivierung nach Abteilungen
Automatische App-Verteilung
Monitoring der Adoption

Phase 4: Optimierung (ab Woche 5)

Template-Anpassungen
Erweiterte Features aktivieren
Success-Metriken etablieren

Gesamtaufwand IT: 4 Stunden

Zertifizierungen und Compliance

Sicherheit und Datenschutz:

✅ Microsoft 365 Certified - Höchste Integrationsstufe, regelmäßige Audits ✅ ISO 27001 - Zertifiziertes Informationssicherheits-Management ✅ DSGVO-konform - EU-Datenverarbeitung, keine US-Übertragung ✅ 99,9% SLA - Garantierte Verfügbarkeit mit 24/7 Support

Datenschutz-Features:

Verschlüsselung: TLS 1.2+ (Transit), AES-256 (Rest)
Datenresidenz: Wählbare EU-Rechenzentren
Löschkonzept: Sofortige und permanente Datenlöschung
Audit-Logs: Vollständige Nachvollziehbarkeit
Zero-Knowledge: Keine Einsicht in Kundendaten

Entscheidungsgrundlagen

Für das Management:

CFO-Perspektive:

Investment: 42 EUR/MA/Jahr
Return: 87 EUR/MA/Jahr
Payback: 6 Monate

CIO-Perspektive:

Zero Maintenance
100% Cloud-native
Keine Schatten-IT
Native Microsoft-Integration

CHRO-Perspektive:

100% Adoption in 7 Tagen
Keine Schulungen erforderlich
Verbesserte Employee Experience
Burnout-Prävention integriert

Fazit

Die Analyse zeigt, dass die Investition in absentify sich wirtschaftlich rechtfertigt für Unternehmen, die ihre Abwesenheitsverwaltung optimieren möchten. Die Kombination aus moderaten Kosten (3,50 EUR/MA/Monat) und messbaren Prozessverbesserungen liefert einen guten ROI von 107%. Die native Microsoft 365 Integration eliminiert nicht nur Kosten, sondern schafft auch eine moderne, effiziente Arbeitsumgebung, die den Anforderungen digitaler Arbeitswelten gerecht wird.

Stand: Dezember 2025. Alle Kalkulationen basieren auf verifizierten Kundendaten und Branchendurchschnitten.

Einführung

​absentify ROI-Analyse 2025

​Business case für die Digitalisierung der Abwesenheitsverwaltung

​Executive Summary

​Kernmetriken der Wirtschaftlichkeitsanalyse:

​Teil 1: Kostenanalyse der aktuellen Prozesse

​Identifizierte Kostentreiber in der Abwesenheitsverwaltung:

​Hochrechnung:

​Teil 2: Technische Herausforderungen bestehender Systeme

​Analyse: iCal-basierte Lösungen

​Dokumentierte Problemfelder (Datenerhebung aus 127 Unternehmen):

​Fallbeispiele aus der Praxis:

​Teil 3: Die absentify-Lösung im Detail

​Technische Architektur: Native Microsoft Integration

​Automatisierungsumfang:

​Bisheriger Prozess (manuell):

​Prozess mit absentify:

​Intelligente Statusverwaltung:

​Teil 4: Deployment und Rollout

​Microsoft 365 Admin Center Integration

​Aufwandsvergleich:

​Teil 5: Spezialfall Krankmeldungen

​Prozessoptimierung bei Krankheitsfällen

​Aktueller Prozess ohne Automatisierung:

​Optimierter Prozess mit absentify:

​Wirtschaftlicher Impact:

​Teil 6: Gesamtkostenrechnung (TCO)

​Beispielrechnung für 500 Mitarbeiter

​Kosten ohne absentify:

​Kosten mit absentify:

​Einsparungspotenzial:

​Teil 7: Langfristbetrachtung

​5-Jahres-TCO für 1.000 Mitarbeiter:

​Teil 8: Marktvergleich

​Funktionsumfang im Wettbewerbsvergleich:

​Teil 9: Anwendungsfälle

​Szenario 1: Organisationsumbau

​Szenario 2: Unternehmensintegration

​Szenario 3: Urlaubsperiode

​Szenario 4: Globales Unternehmen

​Teil 10: Implementierungsfahrplan

​Phase 1: Vorbereitung (Woche 1)

​Phase 2: Pilot (Woche 2)

​Phase 3: Rollout (Woche 3-4)

​Phase 4: Optimierung (ab Woche 5)

​Zertifizierungen und Compliance

​Sicherheit und Datenschutz:

​Datenschutz-Features:

​Entscheidungsgrundlagen

​Für das Management:

​Fazit