Feiertagseinstellungen

Die Feiertage-Funktion in absentify ermöglicht es dir, Feiertagssets für dein Team zu verwalten und anzupassen. So stellst du sicher, dass Abwesenheiten korrekt berechnet werden und Mitarbeitende in verschiedenen Regionen oder Ländern passende Konfigurationen erhalten.

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Ein Feiertagsset hinzufügen

So erstellst du ein neues Feiertagsset:

1. Navigiere zu Einstellungen > Feiertage und klicke auf + Feiertag hinzufügen.
2. Fülle die erforderlichen Details aus:
   • Name: Gib einen beschreibenden Namen für das Feiertagsset ein (z. B. “Baden-Württemberg”).
   • Land: Wähle das Land aus dem Dropdown-Menü.
   • Region (optional): Wähle eine spezifische Region oder Unterteilung, falls erforderlich.
3. Klicke auf Speichern, um das Feiertagsset zu erstellen.
   Das System fügt die Feiertage für das ausgewählte Land oder die Region automatisch hinzu.

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Feiertage bearbeiten

Du kannst ein manuell erstelltes Feiertagsset wie folgt anpassen:

1. Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Feiertagsset auf der Seite Feiertage.
2. Nimm Änderungen vor, wie z. B.:
   • Feiertage hinzufügen: Nutze die Option + Datum hinzufügen, um neue Feiertage zu erstellen. Gib den Namen, das Datum und die Dauer (ganztägig, erste Hälfte, zweite Hälfte) an.
   • Feiertage bearbeiten: Klicke auf einen Eintrag, um dessen Namen, Datum oder Übersetzungen für mehrsprachige Benutzer*innen zu ändern.
   • Feiertage löschen: Entferne nicht benötigte Feiertage, indem du auf das Papierkorbsymbol neben dem Eintrag klickst.

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Übersetzungen hinzufügen

Du kannst Übersetzungen für Feiertagsnamen hinzufügen oder bearbeiten:

1. Wähle einen Feiertag aus der Liste und öffne den Dialog Feiertag bearbeiten.
2. Wähle die Sprache aus dem Dropdown-Menü.
3. Gib den übersetzten Feiertagsnamen ein und klicke auf Speichern.

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Feiertage Benutzer*innen zuweisen

So weist du einem Feiertagsset bestimmte Mitarbeitende zu:

1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen und klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer, den du bearbeiten möchtest.
2. Wähle im Dropdown-Menü Feiertage das passende Feiertagsset aus.
3. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

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Ein Feiertagsset löschen

So löschst du ein Feiertagsset:

1. Gehe zu Einstellungen > Feiertage und klicke auf das Papierkorbsymbol neben dem Feiertagsset.
2. Bestätige die Löschung.

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Outlook-Kalendersynchronisation für Feiertage

Feiertagseinträge werden ab dem Essentials Plan (Essentials und Plus Plan) automatisch mit den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden synchronisiert.

• Die Synchronisation kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da alle Mitarbeitenden im Workspace aktualisiert werden.
• Microsoft setzt Einschränkungen für die Anzahl der erstellbaren Kalendereinträge pro Tenant.

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Outlook-Kalendersynchronisation aktivieren

So aktivierst du die Synchronisation von Feiertagen mit Outlook-Kalendern:

1. Navigiere zu Einstellungen > Microsoft.
2. Stelle sicher, dass die Berechtigung Outlook-Kalendersynchronisation aktiviert ist.
3. Prüfe, ob die Feiertagssets korrekt zugewiesen wurden.

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Umgang mit dynamischen oder aktualisierten Feiertagen

Einige Länder haben flexible Regelungen für gesetzliche Feiertage – zum Beispiel werden Feiertage, die auf ein Wochenende fallen, automatisch auf einen benachbarten Werktag verschoben oder es werden neue Feiertage per Regierungsbeschluss eingeführt. Um diese Änderungen effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass sie korrekt im System abgebildet werden, empfehlen wir die folgenden Best Practices:

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Zeitpunkt der Kalendererstellung

absentify aktualisiert vordefinierte Feiertagssets monatlich, jedoch werden diese Aktualisierungen nur auf neu erstellte Feiertagssets im aktuellen Kalenderjahr angewendet. Beispiel:
Wenn in deiner Region im November bekannt gegeben wird, dass ein bestimmter Tag ab dem kommenden Jahr ein gesetzlicher Feiertag ist, und du den Kalender für das kommende Jahr bereits vorher erstellt hast, wird diese Änderung nicht in deinem bestehenden Feiertagsset berücksichtigt. So vermeidest du dieses Problem:

• Erstelle oder weise Feiertagskalender für das nächste Jahr erst am Ende des aktuellen Jahres zu (z. B. im Dezember).
• So stellst du sicher, dass alle von der Regierung beschlossenen Änderungen automatisch in absentify übernommen werden.

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Vorgehen, wenn der Kalender bereits erstellt wurde

Wenn du den Feiertagskalender zu früh hinzugefügt hast und Aktualisierungen dadurch nicht übernommen wurden:

1. Erstelle ein neues Feiertagsset für das betroffene Land oder die Region.
2. Weise das neue Feiertagsset den entsprechenden Nutzern zu.
3. Lösche das alte Feiertagsset.

Du kannst Feiertagskalender auch in großen Mengen mithilfe der folgenden API zuweisen:
Update a member (Mehrfachzuweisung von Feiertagssets)

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Best Practices für die Verwaltung von Feiertagen

• Regionale Genauigkeit: Weisen Sie Mitarbeitern basierend auf ihrem Standort die korrekten Feiertagssets zu, um Berechnungsfehler zu vermeiden.
• Eigene Feiertage: Fügen Sie firmenspezifische Feiertage, wie z. B. zusätzliche bezahlte Freitage, hinzu, um Ihre Unternehmensrichtlinien abzubilden.
• Regelmäßige Überprüfung: absentify aktualisiert vordefinierte Feiertage monatlich, aber eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung sichert die Genauigkeit.
• Zeitpunkt beachten: Fügen Sie Feiertagskalender für das kommende Jahr erst am Ende des aktuellen Jahres hinzu, um sicherzustellen, dass neu verkündete gesetzliche Feiertage enthalten sind.